Chargé(e) de projet numérisation des dossiers de l’aide sociale à l’enfance (Contrat de projet 24 mois)

Contexte du poste

La direction de la petite enfance, de l’enfance et de la famille (DPEEF) définit et met en œuvre les politiques publiques en matière de protection maternelle et infantile et de prévention et protection de l’enfance dans le département de la Manche.

Forte de ces 203 agents et 420 assistants familiaux, la direction encadre les équipes œuvrant au siège (organisées en cinq services à ce jour), et en territoire, à savoir les équipes d’aide sociale à l’enfance et de protection maternelle infantile, réparties au sein des neuf centres médico-sociaux.

L’enjeu pour la direction de la petite enfance, enfance et famille est de structurer l’organisation, les process et les outils, afin de piloter la politique publique enfance, y compris dans sa dimension budgétaire, en mettant en œuvre les orientations de l’assemblée départementale.

Le service qualité, analyse et développement a un rôle central et pivot dans cette mission ; il travaille en transversalité sur l’ensemble des services de la DPEEF, en proximité des agents du siège et des territoires et en lien constant avec les autres directions métiers et les directions supports.
Dans le travail de structuration, la dématérialisation des dossiers administratifs des enfants bénéficiant de l’aide sociale à l’enfance constitue une étape incontournable. 3000 dossiers sont concernés à ce jour.
Ce travail vise à simplifier et à faciliter le travail de l’ensemble des agents. Il se poursuivra par la dématérialisation des dossiers des assistants familiaux et des demandes de remboursements de frais.

Missions et activités

Sous l’autorité du responsable du service qualité, analyse et développement, et en lien avec la direction des Systèmes informatiques et modernisation (DSIM), avec les professionnels des territoires de solidarités et l’ensemble des professionnelles de la DPEEF, vous devrez :

Mission 1 : Mettre en œuvre le projet visant à la dématérialisation des dossiers :

• Définir avec le groupe projet comment, en veillant au respect du cadre numérique :
o Assurer la numérisation et l’indexation des documents pour faciliter leur recherche et leur consultation
o Identifier, qualifier et quantifier les documents à gérer par la solution de gestion électronique de documents

• Définir
o le mode de stockage de documents (numérisation de documents, documents natifs numériques)
o le plan de classement et l’indexation des fichiers numériques Automatisation des processus, workflow documentaire de validation
o la gestion des documents (gestion des droits d’accès et de modification, suivi, échanges entre utilisateurs)
o les processus de réception des documents

• Préciser en lien avec les archives départementales l’Archivage électronique des futurs dossiers dématérialisés ; Préciser les durées d’utilité courante et les durées administrative utile.
• Veiller à la sécurité et à la confidentialité du système GED
• Préciser en amont le cadre réglementaire à respecter
• Travailler avec les éditeurs de solutions informatiques et prestataires éventuels


Mission 2 : Déployer la GED
• Assurer le bon déroulement du projet
• Communiquer régulièrement sur l’état d’avancement de la mise en place
• Former les utilisateurs à l’utilisation du système GED
• Effectuer une veille réglementaire et technologique pour garantir la conformité aux normes et aux évolutions du métier
• Mettre en place une hotline ou assistance fonctionnelle

Profil recherché et aptitudes professionnelles

Compétences :

• Maîtrise de la méthodologie de projet et expérience en la matière

• Capacité à mobiliser des collectifs de travail

• Accompagnement au changement

• Connaissance des systèmes de GED et technologies associées

• Compréhension des principes de l’archivage électronique et des normes ISO liées à la GED

• Capacités rédactionnelles et relationnelles

• Maîtrise des techniques d’animation de réunion et de groupes de travail

• Sens de l’initiative et de l’innovation

• Capacité à simplifier les organisations et impulser des dynamiques de travail

Profil :

Diplômé(e) d'une formation supérieure de niveau Master, vous disposez idéalement d'une expérience significative dans un poste de direction similaire et présentez une appétence pour le champ de la protection de l’enfance

Spécificités du poste

• Contrat de projet 2 ans
• Représentations de la collectivité
• Déplacements
• Disponibilité

Cette offre vous tente ?

Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Président du Conseil Départemental
Direction des Ressources Humaines
50050 SAINT-LO cedex

Publié le 16/05/2025