Assistant de direction

Contexte du poste

Collaborateur direct d’un directeur, l’assistant de direction est chargé de lui apporter un appui sur l’organisation de sa vie professionnelle et sur la gestion de dossiers transverses à la direction en assurant un rôle de référent permettant la circulation de l’information, le respect des délais, la prise en charge des dossiers, et la bonne articulation des activités transversales à la direction.

Missions et activités

Mission 1 : apporter un appui à la directrice pour l’organisation de sa vie professionnelle
Activité 1 - gérer et filtrer les appels téléphoniques et assurer l’accueil physique de différents interlocuteurs internes et externes ;
Activité 2 - élaborer le planning des rendez-vous et des réunions de travail dans le respect du planning et des priorités définies en concertation avec la directrice ;
Activité 3 - assurer la responsabilité d’une bonne gestion du courrier (réception, diffusion, suivi des réponses apportées) ;
Activité 4 - prendre l’initiative d’une bonne gestion administrative (prise de notes, mise en forme de courriers et de documents, organisation du classement et de l’archivage).

Mission 2 : assurer un suivi des activités de la direction
Activité 1 - assurer la circulation de l’information (diffusion de notes internes et de documents transverses, rédaction et diffusion à partir d’instruction du directeur de notes de service…) ;
Activité 2 - assurer un rôle de veille, de contrôle et de relance pour le respect des délais dans le suivi des dossiers (remise de rapports, préparation de délibérations, réponse aux courriers, transmission de notes administratives et de représentation pour les élus…) ;
Activité 3 – gérer les habilitations des agents de la direction pour les accès aux plateformes informatiques partenariales.

Mission 3 : assurer la gestion des activités transverses à la direction
Activité 1 - assurer un rôle de référent interne à la direction sur le temps de travail dans le respect du protocole de la direction (congés, organisation du temps du travail) et plus largement sur la gestion des ressources humaines auprès des pôles d’action sociale (recrutements permanents et temporaires, environnement du travail etc.) ;
Activité 2 - assurer le contrôle des factures et la mise en paiement des factures de la direction ;
Activité 3 - assurer la coordination et la transmission des informations de la direction à communiquer à la direction de la communication (diffusion sur le site web…).

Assurer auprès de la directrice, d’une manière générale, toute activité facilitant la bonne marche de la direction et la cohésion de l’équipe.

Profil recherché et aptitudes professionnelles

Compétences :

- Connaître l’environnement administratif et organisationnel du conseil départemental

- Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique

- Maîtriser la charte Domino afin d’en garantir le respect sur tout document produit par la direction

- Maîtriser les règles de gestion des absences au sein de la collectivité

- Maîtriser le cadre réglementaire et les procédures d’archivage des documents

- Capacité à gérer, organiser les dossiers en hiérarchisant les priorités

- Savoir utiliser toutes les fonctionnalités des outils bureautiques (word, excel, powerpoint)

- Savoir utiliser toutes les fonctionnalités des outils de communication (internet, isotools)

- Maîtriser les fonctionnalités de logiciels spécifiques liées au poste (logiciel congés/tempo, Maarch, airs delib, progos…)

- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports…)

- Disposer de capacités d’analyse et de synthèse et d’initiative

- Savoir s’adapter à son interlocuteur et garantir la confidentialité des informations recueillies

- Disposer de réelles qualités relationnelles et pédagogiques

Spécificités du poste

Cycle de travail particulier :
Temps plein.

Cette offre vous tente ?

Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Président du Conseil Départemental
Direction des Ressources Humaines
50050 SAINT-LO cedex

Publié le 09/04/2025