Assistant(e) administrative assemblée – séances plénières (f/h)

Contexte du poste

Au sein du service de l’Assemblée, l’assistant(e) administratif (ve) :
sera responsable de l’organisation des réunions plénières du conseil départemental et de ses commissions ;
secondera la cheffe de service dans l’organisation des travaux de l’assemblée.

Missions et activités

Organisation et suivi des réunions du conseil départemental (sessions)

• élaboration du calendrier institutionnel
• élaboration du calendrier de traitement des rapports
• correction des rapports et délibérations sur Airs delib
• préparation et traitement des comptes rendus des comités de lecture
• convocation des élus
• correction des rapports et délibérations sur Airs delib
• organisation des commissions intérieures et enregistrement des votes
• organisation de la séance plénière et enregistrement des votes
• transmission au contrôle de légalité
• publication des actes administratifs
• suivi des procès-verbaux des réunions du conseil départemental et de la sténotypie
• mises à jour sur Isotools des informations institutionnelles et relatives au service
• mise à jour sur isotools des désignations des élus au sein des organismes extérieurs
• mise en ligne des actualités sous ind’clic

Archivage

• archivage électronique des délibérations CD et CP
• responsable de l'archivage des documents du service

Missions spécifiques

• référent(e) logiciel des congés
• paramétrage de l’application Airs delib
• mises à jour des listes de conseillers départementaux (Almanach, Trombinoscope…)

Vérification du bon usage de la charte Domino pour les actes administratifs suivis.

Veille juridique relative aux actes administratifs.

Profil recherché et aptitudes professionnelles

Compétences :

• connaissances et appétences pour les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams…) et savoir s’adapter en permanence aux évolutions logicielles ;
• maîtrise de logiciels métiers (AirsDélib, Libriciel -Paraf’Clic/mail sécurisé, Fast, Adobe Acrobat X Pro…) ;
• polyvalence et capacité à mener des missions transversales ;
• très bon relationnel (directions, élus, direction générale, agents, partenaires extérieurs) ;
• connaissance du fonctionnement et de l’organigramme de la collectivité et de l’institution ;
• capacité d’autonomie et d’organisation du travail ;
• connaissances juridiques (veille juridique relative aux actes administratifs) ;
• réactivité face à l’urgence (élections, mise en place de la dématérialisation, contrôle de légalité...) ;
• aptitude à travailler en équipe ;
• capacité à s’adapter au changement ;
• rigueur, discrétion, sens de l’organisation ;
• aisance rédactionnelle ;
• très bon niveau en orthographe.

Spécificités du poste

Cycle de travail particulier : se rendre disponible lors des périodes de sessions.

Cette offre vous tente ?

Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Président du Conseil Départemental
Direction des Ressources Humaines
50050 SAINT-LO cedex

Publié le 16/09/2024