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Pour les communes

Les archives départementales sont là pour conseiller et aider les communes à mieux gérer leurs archives. C’est par délégation du préfet que les archives départementales contrôlent la bonne conservation par les communes, soit par des visites, soit par le biais des visas d’élimination.

La conservation des archives est obligatoire (code du patrimoine, L.212-1) ! Les archives sont les dossiers papiers, mais aussi des plans, des photos, des données informatiques. Le maire est responsable de leur conservation (code pénal, art. L.432-15). À chaque nouveau mandat, le maire doit faire dresser par ses services une liste des archives conservées, c’est ce qu’on appelle un récolement.

> Les délais de conservation

Presque toutes les archives de la commune antérieures à 1945 doivent être conservées. Si vous êtes dans une commune de moins de 2 000 habitants, vous devez procéder au dépôt aux archives départementales de ces documents (CGCT, art. L.1421-7). Ils y seront bien conservés et mis à la disposition des chercheurs et des passionnés d’histoire locale. Les communes plus importantes, qui assurent elles-mêmes la conservation de leurs documents, peuvent demander l’intervention du service d’aide à l’archivage du centre de gestion de la Manche.

Les documents doivent être conservés dans une pièce isolée et chauffée. Cela permet de maintenir une température et une humidité moyenne. Des rayonnages métalliques et des boîtes d’archives en carton sont nécessaires pour protéger les documents de la poussière. Enfin, le local doit être fermé à clé pour éviter les visites intempestives.

Pensey-y !

  Pour vous aider à y voir plus clair,
  les archives se déplacent gratuitement
  dans votre commune. Vous bénéficierez
  de diagnostics et des conseils pour la
  gestion de vos archives et de votre
  classement courant.