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Mes archives, je garde quoi ?

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Etat civil

Documents
Durée de conservation
Registres d'état civil et tables décennales
A conserver
Demandes d'extraits d'actes
1 an
Dossier d'actes de naissances, de mariages ou de décès
5 ans si pièces transmises au greffe de l'état civil. Sinon garder 50 ans
Avis de mention à porter sur les registres (avis, jugements de divorce), récépissés
10 ans

Administration générale de la commune

Documents
Durée de conservation
Registres de délibérations et d'arrêtés du maire
A conserver
Extraits de délibérations (souvent collection chronologique, doubles pour le contrôle de légalité)
10 ans
Dossiers des séances du conseil municipal
A conserver
Communauté de communes : comptes-rendus de réunion, recueil des actes administratifs
A conserver
Courrier réservé au maire
A conserver
Chrono de courriers des services administratifs
5 ans
Contrats d'assurances
5 ans - Garder les dossiers de gros sinistres

Comptabilité

Documents
Durée de conservation
Budgets, comptes administratifs, comptes de gestion
A conserver
Préparation des budgets et des comptes administratifs
2 ans
Livres comptables : journal, grand-livre
A conserver, même sous format électronique
Factures, mandats et bordereaux de paiement ou de recettes
10 ans
Dossiers des subventions perçues ou versées
10 ans
Fonds de compensation de la TVA (FCTVA)
10 ans
Rôles d’impositions locaux sur papier (anciens cahiers grand format, souvent couverture crème)
5 ans

Bâtiments et biens communaux

Documents
Durée de conservation
Titres d’acquisition et de cession des biens
A conserver
Construction, rénovation lourde de bâtiments : dossiers de travaux et de marchés (investissement)
A conserver
Réfection des locaux : dossier de petits travaux (fonctionnement)
10 ans
Baux de location des logements communaux
5 ans après sortie du locataire
Contrat de location de la salle communale
10 ans

Aménagement et voirie

Documents
Durée de conservation
Plans, dossiers de travaux et de marchés sur la voirie et les réseaux, alignements des voies (investissement)
A conserver
Réfection de la voirie : dossier de petits travaux (fonctionnement)
10 ans
Permissions de voirie, occupation temporaire de la voirie, déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT)
5 ans
Dossiers d’aménagement (POS, PLU, carte communale, ZAC, etc), enquêtes publiques, création de lotissements
A conserver

Urbanisme et environnement

Documents
Durée de conservation
Dossiers d’installations classées et d’enquêtes publiques sur la commune
A conserver
Dossiers d’enquêtes publiques hors commune
2 ans
Autorisations des panneaux publicitaires
5 ans
Permis de construire
A conserver
Permis de démolir, déclarations de travaux, certificats d’urbanisme
5 ans
Demandes de permis de chasser (avant 2000)
5 ans mais conserver les registres ou cahiers

Elections

Documents
Durée de conservation
Organisation des opérations de vote : procès-verbal, dépouillements, etc.
A conserver sauf les circulaires, bulletins de vote non utilisés, volets de procuration
Listes d’émargement
A conserver pour les élections présidentielles, les référendums
Listes électorales générales
A conserver
Révision des listes électorales, avis d’inscription, avis de l’INSEE
3 ans après la nouvelle liste générale

Personnel

Documents
Durée de conservation
Demandes d’emploi
2 ans
Plannings, congés
2 ans
Arrêts maladie de courte durée
5 ans
Dossiers de personnel
A conserver
État récapitulatif de paie : registres, états annuels des salaires
A conserver
États mensuels et trimestriels des cotisations sociales
10 ans
Éléments pour établir la paie (états d’heures, heures supplémentaires, frais de déplacements, indemnités)
10 ans

Aide sociale et prestations aux familles

Documents
Durée de conservation
Organisation et délibérations du CCAS
A conserver
Listes des bénéficiaires des aides sociales
A conserver
Demandes d’aide sociale obligatoire (pour le conseil départemental)
2 ans
Attributions de secours financiers ou en nature
10 ans
Facturations des crèches, garderies scolaires, de la cantine, des aides aux personnes âgées
10 ans

Documentation

Documents
Durée de conservation
Journal officiel
1 an
Circulaires préfectorales
Ne conserver que les circulaires en vigueur
Recueil des actes administratifs de la préfecture, délibérations du conseil départemental
1 an
Journaux et abonnements, lettres d’informations de divers organismes ou associations
1 an